Si la nécessité de développer l’intelligence collective apparait de plus en plus comme une évidence pour impliquer les parties prenantes au sein des organisations, que ce soit en interne avec les membres des équipes ou que ce soit en externe avec des clients, des fournisseurs, des experts, etc, il semble néanmoins que la mise en pratique de ces outils de réflexion à plusieurs reste rare.
L’un des outils qui peut être utilisé est le co-développement. C’est une méthode simple, qui permet de réfléchir en groupe à un problème, elle favorise le partage d’expérience, aboutit le plus souvent à des solutions plus riches et permet en prime d’améliorer la cohésion des équipes. Elle nous confirme le proverbe africain selon lequel « seul on va plus vite, ensemble on va plus loin ».
Imaginons ce matin que Julien vient voir son chef Bertrand pour lui soumettre un problème.
Peu importe la nature de ce dernier, c’est la façon de le traiter qui nous intéresse. Bertrand peut réagir de différentes manières :
1/ S’il répond « Je m’en occupe, je reviens vers toi avec la solution », cela signifie qu’il prend en charge le problème, qu’il considère qu’en tant que chef c’est à lui de s’en occuper. Espérons que l’équipe de Bertrand ne soit pas trop grande ou qu’il a les épaules très solides, car sans cela il risque de s’épuiser. En outre, il a manqué une occasion de permettre à Julien « d’apprendre à pêcher » au lieu de lui fournir le poisson prêt à consommer.
2/ S’il répond « Réfléchissons-y chacun de notre côté et revoyons-nous demain pour en parler », dans ce cas il partage le problème avec le demandeur et l’implique dans la recherche de solution, c’est donc un progrès. La réflexion de deux personnes vaut mieux que celle d’une seule. Un risque subsiste néanmoins si Bertrand n’a pas tous les tenants et aboutissants, Julien ne sera pas présent pour rectifier le tir.
3/ S’il répond « Organisons une réunion de co-développement pour réfléchir ensemble sur ce problème, en invitant toute l’équipe », il témoigne alors de l’importance qu’il accorde au problème et de la confiance qu’il a envers son équipe, ce qui renforce l’autonomie et la responsabilisation.
Comment se déroule une réunion de co-développement ?
Pour commencer, le demandeur décrit la situation et expose son problème.
Puis, chaque participant questionne le demandeur pour bien comprendre le sujet, se l’approprier, le clarifier ou l’approfondir.
A la suite de quoi le demandeur exprime ce qu’il attend du groupe. Il dit ce qu’il a déjà essayé, et recentre le sujet là en fonction de ses besoins.
A la quatrième étape, chacun s’exprime selon une formule quasi-magique et dit « dans cette situation, ce que je ferais c’est… ». Cette formulation invite à se mettre à la place du demandeur, et lui donner un avis qui n’engage que celui qui l’émet.
Au fur à mesure, le demandeur note les différentes propositions, et à la cinquième étape il énonce ce qu’il va mettre en pratique, partiellement ou complètement.
Enfin, ce processus de co-développement bénéficie à tous les participants qui se nourrissent de l’expérience et des partages de chacun.
Pour que cela apporte les résultats escomptés, le seul écueil est d’en respecter les étapes. La tentation est par exemple souvent grande de réagir dès la première étape pour donner SA solution. Ce non-respect du processus, conduit tout simplement à une discussion ouverte où l’on n’entend que les personnes qui ont une capacité naturelle à être écoutées.
L’un des freins qui empêche l’utilisation de cet outil est d’oser faire « perdre » du temps aux personnes. Or trouver une solution plus pérenne, communiquer et expliquer la mise en place de telle ou telle solution fait gagner du temps ! Cela démontre en outre un vrai fonctionnement en équipe, où chacun se sent appartenir au groupe, avec le même poids.
Dans une période de transition et de reconstruction, les outils d’intelligence collective ont toute leur place pour réfléchir et agir ensemble dans la prise en compte des nombreux enjeux.
Sophie Miguet
Gérante de ValeurSens, entreprise dédiée à l'amélioration de la satisfaction au travail.