Ce mois-ci, nous vous présentons un outil issu des méthodes d’amélioration continue et de la résolution de problèmes, et qui est bien utile pour permettre aux groupes de prendre des décisions de manière pérenne, rapide et collective : la matrice de sélection des solutions.
Pour illustrer cet outil, nous partageons avec vous la dernière occasion que nous avons eue de l’utiliser, lors du choix de notre expert-comptable.
Dans notre contexte, où nous nous rejoignons dans une structure commune, chacun de nous n’a pas nécessairement la même appétence pour la comptabilité, et pour ceux qui connaissent le mieux le sujet, leur avis ne converge pas naturellement sur le choix d’un même comptable. La nature ayant horreur du changement, deux d’entre nous auraient bien aimé rester avec un interlocuteur connu, mais qui bien entendu, n’était pas le même. Or que ce serait-il passé si une personne avait « cédé » pour faire plaisir à l’autre ? De la frustration certainement, le début d’une dette : « cette fois j’ai plié, mais la prochaine fois, il y a intérêt que ce soit mon avis qui soit entendu… » ; voilà une belle ambiance qui se prépare pour la suite…
Pour éviter cela, et également pour aider la personne qui avait peu d’expérience sur le sujet à se positionner, mais aussi pour choisir la meilleure solution ou en tout cas aboutir à un vrai choix de groupe, nous avons utilisé la matrice de sélection des solutions, dont nous allons vous décrire les différentes étapes :
Etape 1 : il convient de lister les différentes solutions possibles :
Nous choisissons de consulter les deux experts-comptables connus de l’équipe et d’ajouter un 3e expert recommandé par des personnes de notre réseau.
Etape 2 : chacun donne les critères qui lui semblent important dans le choix d’un expert-comptable :
A cette étape tous les critères chers à chaque personne sont retenus.
Etape 3 : nous échangeons sur chacun des critères pour se mettre d’accord sur le poids que nous lui accordons selon une échelle de poids :
Il est facile de se mettre collectivement d’accord sur le poids que nous accordons au « prix annuel de la prestation » qui est très important pour chacun, et qui est au même niveau qu’une « communication réactive et fluide ». Cette discussion nous permet de rapprocher nos points de vue et de se rendre compte que nos avis sont très proches pour définir ce qui est important pour nous. Nous renforçons ainsi la cohésion du groupe.
Etape 4 : Nous évaluons chacune des solutions au regard des différents critères.
Sur certains critères, comme « la simplicité de transmission », « l’expérience de l’interlocuteur » ou la « proximité géographique », aucune des solutions ne se démarque. En revanche, en regardant des éléments factuels, nous sommes tous les trois d’accord sur les 2 critères qui nous tiennent le plus à cœur, le prix et la communication, pour lesquels l’expert n°2 obtient un meilleur score.
Etape 5 : nous célébrons le choix de notre nouvel expert-comptable :
Le choix de l’expert n°2 est évident pour chacun, nous sommes heureux d’arriver ensemble à cette conclusion où chacun a pu donner son avis et être entendu dans ses besoins.
Cette façon de décider est la clé de l’engagement de chacun, et même si l’expert n°2 nous fait défaut ou nous déçoit, ce ne sera pas l’occasion pour nous de nous incriminer les uns les autres, ceci est le gage de relations saines dans la durée 😉 !
Sophie MIGUET
Formatrice-Conseil chez ValeurSens, entreprise dédiée à l'amélioration de la satisfaction au travail.